Чек-листы в работе УК: как сократить количество нарушений и повысить качество работы?

Работа управляющей компании — это постоянная забота о том, чтобы дом или жилой комплекс были комфортными и безопасными для жителей. Множество параметров требуют внимания: от качества клининга и исправности лифтов до контроля общего состояния помещений. 

При этом в больших жилых комплексах проблематично контролировать все сразу. Представьте, что в доме вовремя не проверили пожарную сигнализацию или не убрали снег у подъездов зимой — такие детали не просто вызывают недовольство жильцов, они могут быть опасны. 

Чтобы ничего не упускать, многие управляющие компании используют чек-листы — это простой и эффективный инструмент, который помогает держать всё под контролем.

В этой статье мы расскажем, как сократить количество нарушений и повысить качество работы УК с помощью проверок по чек-листам, а также поделимся реальным кейсом автоматизации контроля. 

Бумажный и электронный чек-лист – в чем разница

Чек-листы можно создать в разных форматах. 

1. Бумажный чек-лист — это всем привычный инструмент, который подходит для совсем небольших компаний. Процесс заполнения и анализа таких чек-листов более трудоемкий и не исключает риск влияния человеческого фактора.
2. Электронный чек-лист — более продвинутый формат. Можно запрашивать фото- и видеоподтверждение пунктов проверки, геопозицию, текстовые пояснения и многое другое. Результаты таких проверок проще анализировать: все данные автоматически формируются в графики и отчеты.

Чек-лист проверки работы администратора управляющей компании

Чек-лист проверки работы администратора управляющей компании

Чек-листы в работе УК

Чек-листы могут упростить разные аспекты работы управляющей компании. 

1. Уборка и содержание общих зон

Чистота в подъездах, лифтах, на лестничных площадках и во дворах — это одна из самых видимых частей работы УК. Чек-листы для уборки помогают контролировать состояние помещений и качество работы клининга.

2. Осмотр и обслуживание оборудования

Системы отопления, вентиляции, водоснабжения, электроснабжения и лифты требуют регулярного технического обслуживания. Чек-листы для технических осмотров помогают проверить работу систем, выявить проблемы и устранить их до возникновения аварийных ситуаций.

3. Работа с подрядчиками

Многие управляющие компании привлекают сторонние организации для выполнения отдельных задач: уборки, обеспечения безопасности, ремонта и озеленения территории. С помощью чек-листов ответственный на объекте может проверить, выполнил ли подрядчик свои обязательства, и оперативно среагировать, если требуется дополнительная работа.

4. Работы с жалобами и заявками жильцов

Эффективное управление жалобами и заявками жильцов — ещё один важный аспект работы УК. С помощью чек-листов сотрудники могут следить за выполнением всех поступающих запросов и контролировать процесс их обработки.

Проверка по электронному чек-листу в CheckOffice

Делимся подборкой полезных чек-листов для управляющих компаний:
1. Чек-лист проверки обслуживания лифта 
2. Чек-лист проверки работы слесаря-сантехника управляющей компании
3. Чек лист для проверки дворника управляющей компании
4. Чек-лист проверки работы администратора управляющей компании
5. Чек-лист проверки жилого дома  

Почему электронный чек-лист – это удобный инструмент

Согласно данным сервиса CheckOffice, проверки по электронным чек-листам снижают количество нарушений на 75%, сокращают издержки на 30%, при этом производительность труда повышается на 70%.

Отличия бумажного и электронного чек-листа

Механизм работы с электронными чек-листами простой: на основе регламентов УК создаются чек-листы, а затем назначаются сотрудникам. Те проводят проверку, а результаты поступают управляющему или другому ответственному сотруднику, который видит нарушения и назначает задачи по их устранению.

Что это дает:

1. Экономия времени. Процесс создания и заполнения электронного чек-листа достаточно быстрый, а полученные данные будут сразу отправлены в личный кабинет ответственного сотрудника.
2. Достоверность результатов. При заполнении электронных чек-листов можно добавить вложения: фото или видео, текстовый комментарий, поставить подпись, отметить геопозицию. Это минимизирует влияние человеческого фактора. 
3. Возможность анализировать данные. По результатам проверок данные формируются в таблицы и графики, чтобы упростить восприятие информации.
4. Назначение задач. Если в ходе проверки были выявлены нарушения, сотрудник может сразу назначить задачи на их устранение.

Как повышать качество услуг управляющей компании – опыт юзабилити-компании C&U

C&U – юзабилити-компания, основанная в 2019 году. Среди объектов под управлением компании, а также на стадии предэксплуатации: Садовые кварталы (3,5,2 кварталы), Prime Park, Fantastic House, Sky View, Цвет 32, RED7, Armani Casa, Русские сезоны, Snegiri Eco и другие.

Компания C&U проводит несколько типов проверок по чек-листам: ежедневные, ежеквартальные и ежемесячные. А в технической службе еще есть полугодовые и годовые проверки. Помимо этого, чек-листы делят по задачам:

1. Целевые проверки. Это краткосрочные проверки, которые организовывают, когда есть какой-то вопрос и его нужно отследить в разрезе нескольких месяцев. Например, если нужно оценить эффективность мероприятий по водоподготовке фонтана или контролировать наличие посторонних транспортных средств в колясочной. Коменданты заполняют чек-листы, а руководство отслеживает результаты проверок.
2. Плановые регулярные проверки. Например, проверка качества клининга, исправность электрики, контроль общего состояния помещений и сотрудников: их присутствия на рабочем месте и внешнего вида.

Процесс проведения проверки по электронному чек-листу 

Ранее в компании использовали Excel-таблицы, которые заполняли сотрудники по направлениям после обходов. Туда вносили выявленные нарушения и другую информацию. Но у таких таблиц был существенный недостаток – их можно легко отредактировать после проведения проверки. Так появилась необходимость в отдельном сервисе, который позволил бы автоматизировать процесс контроля и сделать результаты проверок достоверными.

На этапе выбора C&U рассматривали разные варианты, в том числе компании, которые самостоятельно делали чек-листы и присылали тайных гостей. Такие решения зачастую были недостаточно гибкими и не отвечали всем требованиям. О CheckOffice в компании узнали от сотрудников – некоторые из них использовали платформу на прошлом месте работы. 

CheckOffice — это сервис мобильного аудита полного цикла на основе чек-листов. Сервис позволяет оцифровать чек-листы, проводить проверки в мобильном приложении, фиксировать нарушения и контролировать их устранение.

В процессе тестирования C&U сгруппировали все чек-листы по классам и по объему задач на объекте. Были небольшие жилые комплексы до 90 домовладений, а также большой ЖК, который состоял из 1200 квартир. Башни отличаются друг от друга по технологиям и по конфигурации. Соответственно, чек-листы также различаются между собой по содержанию и количеству пунктов в зависимости от тех локаций, которые нужно проверять. 

Как в C&U создают чек-листы для проверок

Чек-листы создают ответственные сотрудники: в техническом отделе это инженеры по профилю, в других сферах коменданты, управляющие и клиентские менеджеры создают чек-листы самостоятельно. Например, руководство ставит задачу: в течение конкретного периода следить за состоянием напольного покрытия. Под эту задачу создается чек-лист, который заполняют коменданты.

Коменданты – это сотрудники, которые отвечают за определенные участки дома: подъезд, секцию, группу домов. Они контролируют текущее состояние объекта, то, что видит резидент или посетитель.

Коменданты обходят здание и отслеживают:

• Отсутствие строительного мусора
• Отсутствие инженерных дефектов: нет ли перегоревших лампочек, сломанных ручек, доводчиков и других недостатков, которые влияют на эстетическое восприятие или функционал
• Отсутствие других открытых повреждений

Все чек-листы составлены на основе пути резидента в жилых комплексах. В C&U стараются выявлять и устранять все нарушения до того, как их заметит резидент или гость. CheckOffice позволяет это сделать.

Как C&U контролирует подрядчиков 

В рамках технического направления у С&U есть несколько подрядных организаций. Качество их работы контролируют также с помощью чек-листов. 

Техническое обслуживание лифтов

При создании чек-листа за основу берут договор с подрядной организацией по техническому обслуживанию и требования законодательства в процессе эксплуатации вертикального транспорта. Инженер составляет типовой чек-лист, указывает перечень работ и их периодичность, назначает ответственного сотрудника.

Далее с помощью мобильного телефона проводят проверки по чек-листам. Представитель подрядной организации оценивает работу переговорного устройства, плавность хода, точность остановки, свободу открывания и закрывания дверей шахты или кабины лифта. Отчеты по проверкам оценивает главный инженер объекта.

Противопожарные системы

В рамках контроля проверки противопожарных систем есть ежедневные и ежемесячные чек-листы.

1. Ежедневный чек-лист включает в себя контроль состояния противопожарных систем, физическую проверку переключателей шкафов управления противодымной вентиляцией, насосов пожаротушения, контроль исправности противодымной вентиляции и т. д.
2. Ежемесячный чек-лист направлен на проверку обязательств по договору, где отражены мероприятия по техническому обслуживанию: обеспыливание, протяжка контактов, проверка автоматики систем, исправности узлов и агрегатов.

Результаты проверок – это один из критериев оценки исполнения договоров с подрядчиками. Окончательный расчет компания производит в зависимости от того, какой средний за месяц процент набран по результатам проверок. Если процент исполнения ниже чем, например, 95%, сумма выплат в сторону подрядчика сокращается.

Контроль присутствия сотрудников

Чек-листы помогают проверять число сотрудников на объектах. Это позволяет убедиться, что функционал различных подразделений объекта исполняется, сотрудники на местах и приступили к исполнению своих обязанностей.

Как чек-листы улучшили контроль и эффективность работы C&U

1. Систематизация работы. Например, удалось систематизировать и ускорить процесс выявления недостатков в работе лифтов.
2. Конструктивные взаимоотношения с подрядчиками. Статистика по исполнению обязанностей зафиксирована, и в спорных ситуациях сотрудники обращаются к конкретным фактам и цифрам.
3. Оценка эффективности сотрудников. Руководитель может отследить время заполнения чек-листов, за счет чего стало проще оценивать результативность работы персонала.
4. Сократилось количество нарушений. Например, практически везде, где внедрены чек-листы для контроля противопожарных систем, режим работы оборудования соответствует проектной схеме.

Электронные чек-листы — это эффективный способ снизить количество нарушений в работе управляющей компании. Они помогают организовать работу, выявлять нарушения, назначать задачи и контролировать их выполнение. В сервисе электронных чек-листов CheckOffice есть бесплатный пробный период в течение 10 дней. Попробуйте бесплатно и упростите процесс аудитов с помощью CheckOffice!

Реклама. ООО «Чек Офис» ИНН 7841070464 Erid 2Vtzqx6rKDg